پایگاه دانش را کِی و چطور به‌روز کنیم

پایگاه دانش ربات را هر بار که متن مهمی در سایت تغییر کرد به‌روز کنید: قیمت، شرایط ارسال، سیاست مرجوعی، فهرست خدمات یا راه‌های تماس. ربات از تصویری پاسخ می‌دهد که آخرین کاوش از سایت گرفته است؛ اگر سایت عوض شود و کاوش تکرار نشود، ربات اطلاعات درست دیروز را می‌گوید. به‌روزرسانی چند دقیقه کار دارد و با یک یادآور ماهانه هیچ‌وقت از قلم نمی‌افتد.

چرا ربات اطلاعات قدیمی می‌دهد

وقتی نشانی سایت را به ربات می‌دهید، صفحه‌ها کاوش می‌شوند، متنشان به بخش‌های کوچک تقسیم و به پایگاه دانش تبدیل می‌شود. ربات هنگام پاسخ دادن در همین پایگاه جست‌وجو می‌کند، نه در نسخه زنده سایت. اگر می‌خواهید دقیق‌تر بدانید این فرآیند چطور کار می‌کند، نحوه کار کاوش سایت را بخوانید.

این طراحی دلیل دارد: جست‌وجو در پایگاه دانش آماده سریع است و پاسخ را فقط به محتوای خود شما محدود می‌کند. نتیجه‌اش این است که تغییرات سایت تا کاوش بعدی به ربات نمی‌رسد. این یکی از رایج‌ترین دلایل پاسخ نادرست است و ربطی به هوش مصنوعی ندارد.

خبر خوب این است که کاوش مجدد کار سنگینی نیست. صفحه‌هایی که تغییر نکرده‌اند دوباره پردازش نمی‌شوند، فقط صفحه‌های تغییرکرده به‌روز و صفحه‌هایی که از سایت حذف شده‌اند از پایگاه دانش پاک می‌شوند. هر صفحه هم فقط یک بار ذخیره می‌شود، پس کاوش مکرر پایگاه دانش را شلوغ نمی‌کند.

چه تغییری چه کاری لازم دارد

همه تغییرها کاوش مجدد نمی‌خواهند. این جدول را کنار دستتان نگه دارید:

قاعده کلی: آنچه برای ربات مهم است تغییر در متن است، نه ظاهر. برای واقعیت‌هایی که در سایت نیامده‌اند، راهنمای اطلاعات کسب‌وکار را ببینید.

اگر از کاتالوگ محصول برای ثبت محصولات، قیمت و موجودی استفاده می‌کنید، تغییر قیمت و موجودی را همان‌جا هم ثبت کنید تا ربات فقط کالای واقعی و موجود را پیشنهاد بدهد.

گام‌به‌گام: به‌روزرسانی و بررسی بعد از آن

گام ۱: اول سایت را به‌روز کنید

متن جدید را در خود سایت منتشر کنید و مطمئن شوید صفحه برای بازدیدکننده عادی، بدون ورود به حساب، قابل مشاهده است.

گام ۲: کاوش را از داشبورد تکرار کنید

کاوش مجدد را اجرا کنید و صبر کنید تا تمام شود. داشبورد زمان آخرین کاوش و وضعیت آن را نشان می‌دهد.

گام ۳: تعداد صفحه‌ها را مقایسه کنید

تعداد صفحه‌های پایگاه دانش را با دفعه قبل مقایسه کنید. افت ناگهانی معمولاً یعنی بخشی از سایت در دسترس کاوشگر نبوده، مثلاً به‌خاطر خطای سرور یا تغییر در ساختار نشانی‌ها.

گام ۴: پرسش آزمایشی بپرسید

یکی دو پرسش درباره همان محتوای تغییرکرده از ربات بپرسید، مثلاً «هزینه ارسال به تبریز چقدر است؟». پاسخ را با عدد جدید مقایسه کنید و نشانی صفحه منبع زیر پاسخ را هم ببینید.

گام ۵: اطلاعات کسب‌وکار را مرور کنید

مطمئن شوید هیچ جمله‌ای در این بخش با متن جدید سایت تناقض ندارد. اگر هزینه ارسال را در سایت عوض کرده‌اید ولی عدد قدیمی در اطلاعات کسب‌وکار مانده، مشتری ممکن است دو پاسخ متفاوت ببیند.

نمونه: یک فروشگاه لوازم‌التحریر پیش از مهر

فروشگاه اینترنتی لوازم‌التحریری را در نظر بگیرید که شهریور قیمت چند ده کالا را به‌روز می‌کند، ارسال رایگان را برای سفارش‌های بالای مبلغ مشخصی موقتاً فعال می‌کند و ساعت پاسخ‌گویی را تا شب تمدید می‌کند.

مدیر فروشگاه بعد از اعمال قیمت‌ها در سایت، کاوش را تکرار می‌کند و فقط صفحه‌های تغییرکرده دوباره پردازش می‌شوند. شرط ارسال رایگان را هم در صفحه شرایط ارسال می‌نویسد، نه فقط در بنر صفحه اصلی که تصویری است و ربات آن را نمی‌خواند. ساعت پاسخ‌گویی تمدیدشده را در اطلاعات کسب‌وکار اضافه می‌کند و یادداشتی می‌گذارد که اول مهر آن را برگرداند. بعد سه پرسش آزمایشی می‌پرسد: قیمت یک کالای پرفروش، شرط ارسال رایگان و ساعت پاسخ‌گویی. هر سه پاسخ با سایت یکی است.

عادت ماهانه: ربع ساعت در ماه

حتی اگر تغییر بزرگی نداشته‌اید، این کارها را ماهی یک بار انجام دهید:

• کاوش مجدد سایت، تا تغییرهای کوچکی که یادتان رفته هم به ربات برسد.
• مرور فهرست پرسش‌های بی‌پاسخ داشبورد و نوشتن پاسخ پرتکرارترین‌ها در سایت. پرسش‌های بی‌پاسخ به‌عنوان فرصت محتوایی روش این کار را توضیح داده است.
• مقایسه تعداد صفحه‌های پایگاه دانش با ماه قبل.
• خواندن دوباره اطلاعات کسب‌وکار و حذف موارد موقتی که تاریخشان گذشته است.
• پرسیدن سه پرسش پرتکرار از ربات و بررسی منبع پاسخ‌ها.

اگر از پایش سایت در داشبورد استفاده می‌کنید، هشدارهای تغییر محتوا، قیمت یا موجودی هم یادآوری خوبی‌اند که وقت کاوش مجدد رسیده است.

اشتباه‌های رایج

• به‌روز کردن فقط بنر یا تصویر: تخفیف و شرط جدید را به‌صورت متن هم در صفحه بنویسید.
• کاوش پیش از انتشار تغییرات: اگر کاوش را پیش از ذخیره نهایی صفحه اجرا کنید، ربات نسخه قبلی را می‌خواند.
• فراموش کردن موارد موقت: ساعت کاری ماه رمضان یا تخفیف مناسبتی که در اطلاعات کسب‌وکار مانده، ماه‌ها بعد هنوز به مشتری گفته می‌شود.
• بررسی نکردن نتیجه: کاوش بدون پرسش آزمایشی یعنی فقط امیدوارید درست شده باشد.

ربات پاسخ‌گوی سایت بایتیرا کاوش مجدد، اطلاعات کسب‌وکار و فهرست پرسش‌های بی‌پاسخ را در یک داشبورد کنار هم دارد تا این عادت ماهانه چند دقیقه بیشتر طول نکشد.

پرسش‌های رایج

کاوش مجدد همه صفحه‌ها را از اول پردازش می‌کند؟

نه. فقط صفحه‌هایی که تغییر کرده‌اند دوباره پردازش می‌شوند و صفحه‌هایی که از سایت حذف شده‌اند از پایگاه دانش پاک می‌شوند. برای همین تکرار کاوش حتی برای یک تغییر کوچک هم منطقی است.

آیا کاوش مجدد اطلاعات کسب‌وکار را پاک می‌کند؟

نه. اطلاعات کسب‌وکار از محتوای کاوش‌شده جداست و با کاوش مجدد دست نمی‌خورد. تغییر در آن هم بدون کاوش در پاسخ‌های بعدی ربات به کار می‌رود.

چرا بعد از کاوش، تعداد صفحه‌ها کمتر شده است؟

یا صفحه‌هایی از سایت حذف شده‌اند و به‌درستی از پایگاه دانش هم پاک شده‌اند، یا بخشی از سایت در زمان کاوش در دسترس نبوده است. اگر صفحه‌ای که باید باشد غایب است، آن را در مرورگر باز کنید و بعد کاوش را تکرار کنید.